HINWEISGEBER
Vertrauensanwalt: Ansprechpartner für Hinweisgeber
Herr Rechtsanwalt Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M., steht Beschäftigten und Geschäftspartnern der MBG Holding GmbH und den mit ihr verbundenen Unternehmen (zusammen MBG) als unabhängiger Vertrauensanwalt zur Verfügung.
Mitarbeiter und Dritte können sich vertrauensvoll und auch anonym an den Vertrauensanwalt wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen beobachtet haben. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Gesetzen oder ein Verstoß gegen interne Regeln ergibt, leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis an seinen Ansprechpartner bei MBG weiter und begleitet den Vorgang. Dabei sichert der Vertrauensanwalt dem Hinweisgeber zu, die Anonymität auch gegenüber dem Unternehmen zu wahren, soweit dies vom Hinweisgeber gewünscht wird. Dem Hinweisgeber wird darüber hinaus Schutz geboten, indem jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.
MBG veranlasst eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung unkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Vertrauensanwalt. Der Hinweisgeber wird hierüber durch den Vertrauensanwalt spätestens nach Abschluss des Vorgangs im Rahmen des rechtlich Möglichen unterrichtet. Der Hinweisgeber kann sich zusätzlich jederzeit beim Vertrauensanwalt über den Stand des Vorgangs informieren.
Der Vertrauensanwalt ist wie folgt erreichbar:
Herr Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Tel.: 0521 / 55 7 333 0
Mobil: 0151 / 58 2 303 21
www.report-tvh.com
Der Vertrauensanwalt stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt. Die Inanspruchnahme ist für den Mitarbeiter kostenfrei.
FAQ
FAQ zum Ombudsmann (Vertrauensanwalt)
Welche Aufgaben hat der Ombudsmann?
Beschäftigte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Ombudsmann nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt die Hinweisgeberin/ den Hinweisgeber* über ihre/ seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis des Hinweisgebers leitet der Ombudsmann den Hinweis an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
Der Ombudsmann kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.
Wer kann sich an den Ombudsmann wenden?
Alle Beschäftigten und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister, können sich an den Ombudsmann wenden.
Welche Hinweise nimmt der Ombudsmann entgegen?
Der Ombudsmann nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.
Kann ich sicher sein, dass der Ombudsmann nur soweit Informationen weitergibt, wie ich es ihm erlaube?
Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an den Ombudsmann gibt und welche Informationen der Ombudsmann im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Ombudsmann befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Ombudsmann beim ersten Kontakt auf.
Kostet es mich etwas, wenn ich den Ombudsmann in Anspruch nehme?
Nein, der Ombudsmann kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.
Kann ich mich auch anonym an den Ombudsmann wenden?
Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann. Soweit gewünscht, wahrt der Ombudsmann anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des Hinweisgebers.
Was passiert mit meinem Hinweis?
Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Ombudsmann den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
Darf ich den Ombudsmann zum Stand des Verfahrens kontaktieren?
Der Hinweisgeber kann sich jederzeit beim Ombudsmann über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
Wird der Ombudsmann „mein Anwalt“, wenn ich Kontakt mit ihm aufnehme?
Nein, der Ombudsmann darf einen Hinweisgeber nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Ombudsmann auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen.
Ist der Ombudsmann tatsächlich unabhängig?
Ja. Der Ombudsmann wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Ombudsmann entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.
Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?
Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.
Kann ich mich auch weiterhin an die bisher zuständigen Stellen im Unternehmen wenden?
Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin sein Vorgesetzter und die Geschäftsleitung als Ansprechpartner zur Verfügung.
Bin ich als Hinweisgeber geschützt?
Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.
Wie wird einem Missbrauch der Einrichtung (Denunziantentum) vorgebeugt?
Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Ombudsmanns sehr selten. Dennoch klärt der Ombudsmann den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Ombudsmann bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.
Wie werden Datenschutz und Datensicherheit eingehalten?
Der Ombudsmann stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.
Wird mir sofort gekündigt, wenn ich von einem Hinweis betroffen bin?
Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.
Was passiert, wenn ich einen Hinweis gebe, dieser sich abschließend aber als falsch herausstellt?
Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.
Muss ich mich an den Ombudsmann wenden, wenn ich eine Gesetzesverletzung vermute?
Nein, die Inanspruchnahme des Ombudsmannes ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.
Kann ich den Ombudsmann auch persönlich aufsuchen?
Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Ombudsmann persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.
Darf ich den Ombudsmann während der Arbeitszeit kontaktieren oder sogar aufsuchen?
Ja.
Werden mir anfallende Reisekosten vom Unternehmen ersetzt?
Ja, Reisekosten werden vom Unternehmen ersetzt. Die Abwicklung wird vom Ombudsmann übernommen, so dass auch hier die Anonymität – soweit erforderlich – gewahrt bleibt.
Werde ich benachrichtigt, wenn mein Hinweis abgearbeitet worden ist?
Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
Muss der Ombudsmann meine Identität preisgeben, wenn er in einem Straf- oder Zivilverfahren als Zeuge vernommen wird?
Nein. Sollte der Ombudsmann in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von dem Hinweisgeber ausdrücklich gestattet worden ist.
Kann ich mich an den Ombudsmann wenden und erst am Ende des Gesprächs entscheiden, ob der Sachverhalt und/oder meine Personalien an das Unternehmen weitergegeben werden?
Ja. Der Ombudsmann kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Ombudsmann klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen Gruppe weitergegeben werden sollen.
Soll ich mich auch an den Ombudsmann wenden, wenn ich mich selbst strafbar gemacht haben könnte?
Der Ombudsmann kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Ombudsmann den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.
Ist der Ombudsmann verpflichtet, den Hinweis auf eine Straftat unmittelbar an die Staatsanwaltschaft weiterzugeben?
Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.
Wie wird ein Hinweis bearbeitet, von dem der Ansprechpartner im Unternehmen selbst betroffen ist?
In diesem Fall kann sich der Ombudsmann unmittelbar an die Geschäftsleitung des Unternehmens wenden.
Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?
Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.
* Mit dieser und anderen Personenbezeichnungen in diesem und den Verweisdokumenten sind stets Personen oder Personengruppen jedes Geschlechts gemeint. Die Wortwahl verfolgt lediglich den Zweck, den Text sprachlich einfacher zu halten.
Oben genannte Informationen stehen nachfolgend als Download zur Verfügung.
